Năm 1986, giáo sư người Nhật Bản Kazuo Tsuchiya lần đầu tiên giới thiệu 5S ra nước ngoài như một mô hình phát triển định hướng với nhiều ứng dụng thực tế và hiệu quả. 5S là tập hợp 5 từ tiếng Nhật, mỗi từ bắt đầu bằng chữ S: Seiri (Sàng lọc:S1)–Seiton (Sắp xếp:S2) – Seiso (Sạch sẽ:S3) – Seiketsu (Săn sóc:S4) – Shitsuke (Sẵn sàng:S5). Khái niệm 5S luôn gắn với Kaizen (sáng kiến, cải tiến liên tục từng bước) - một định hướng cải tiến năng suất rất phổ biến tại Nhật Bản và nhiều nước khác. 5S chính là một công cụ cải tiến, giúp cho môi trường làm việc trở nên sạch, đẹp, chuyên nghiệp, an toàn và góp phần tăng năng suất lao động nhờ tiết kiệm thời gian, tiết kiệm không gian, hợp lý hóa sản xuất. Rất nhiều Công ty Nhật Bản đang áp dụng hiệu quả mô hình 5S này, mà điển hình là: Honda, Fujitsu, Omron, Canon,YKK…
Tại Công ty CP Phân phối Khí thấp áp Dầu khí Việt Nam (PV Gas D), chương trình 5S bắt đầu được triển khai từ tháng 04 năm 2014. Với nhiệm vụ sản xuất kinh Doanh ngày càng rộng mở, việc tạo nên một môi trường lao động hiệu quả, mang dấu ấn doanh nghiệp là yêu cầu khẩn thiết mà PV Gas D đã quyết tâm biến đổi trong thời gian không dài.
Đầu tiên, Công ty đã thành lập Ban Chỉ đạo (BCĐ) thực hành tốt 5S của Công ty, lên kế hoạch triển khai tổng thể, đào tạo nhận thức 5S cho toàn thể CBCNV Công ty từ khối văn phòng đến khối sản xuất; lựa chọn đánh giá viên nội bộ 5S; lập sơ đồ phân giao 5S tới các Phòng, Ban, Đội, các Xí nghiệp theo 3 cấp; lập Chính sách, Mục tiêu thực hiện 5S… Chương trình thực hiện được triển khai theo từng bước rõ ràng với mục tiêu đã được phê duyệt. Ở bước S1(Bước sàng lọc), PV Gas D chọn ngày ra quân tổng vệ sinh, trong đó ghi lại hình ảnh trước khi thực hiện; đánh giá nội bộ và chụp hình sau mỗi lần đánh giá để so sánh sự thay đổi. Toàn Công ty treo biểu ngữ tuyên truyền như một ngày hội ra quân thật sự. Ban lãnh đạo đứng ra phát động, động viên toàn thể anh chị em CBCNV tham gia. Sau đó, các bước tiếp theo yêu cầu mọi người cùng sắp xếp lại môi trường làm việc, đảm bảo vệ sinh, giữ gìn sạch sẽ; duy trì việc săn sóc, chuẩn hóa và bước vào tình trạng sẵn sàng công tác duy trì, phát triển môi trường làm việc tiêu chuẩn. Trong suốt quá trình thực hiện từ S1 đến S5, PV Gas D đều có chuyên gia tư vấn độc lập đến đánh giá, hướng dẫn để đánh giá viên nội bộ nắm bắt kỹ thuật và phương pháp đồng thời ghi nhận kết quả, cải tiến trước và sau khi đánh giá. Song song với quá trình này, BCĐ còn phát động cuộc thi thiết kế logo 5S cho Công ty để khơi nguồn sáng tạo cho CBNCV, tuyên truyền sâu rộng và động viên những người nhiệt tình.
Toàn bộ hệ thống văn phòng, cơ sở sản xuất PV Gas D được biến đổi theo nguyên tắc: “Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại”. Tất cả hệ thống đều được sắp xếp lại cho sạch, gọn, khoa học, từ tài liệu đến dụng cụ lao động sản xuất, đến từng máy tính và các các quy trình hoạt động. Mỗi bộ phận đều cố gắng giảm không gian lưu trữ, nhận biết tình trạng vật tư thiết bị trong kho để kịp thời bổ sung… Trong thao tác, mỗi CBCNV đều tuân thủ việc sử dụng đồ dùng hợp lý, tránh thao tác nhầm lẫn, thao tác thừa, giúp không gian làm việc sạch đẹp - văn minh. Kết quả thực hiện 5S ở các cơ sở của PV Gas D được biểu hiện bằng vẻ ngoài biến đổi: Tại các khu vực văn phòng, trong và ngoài các kho chứa đều sạch sẽ, các tủ hồ sơ có tên, có danh mục hồ sơ; kho được gắn tagname, các dấu hiệu cảnh báo An toàn, chỉ hướng, PCCC, kẻ vạch nền đường phân làn lối đi. Ở khu vực sản xuất đều có các vạch màu chỉ giới hạn tại các đồng hồ áp suất, chỉ hướng dòng khí trên tuyến ống; kho có tagname, có danh mục vật tư, phụ tùng, thiết bị, được quy định mầu sắc để dễ tìm dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Bảng tin an toàn 5S được duy trì để tuyên truyền, ghi nhận các Kaizen, 5S trước và sau khi cải tiến... Sự biến đổi bên trong công việc hàng ngày cũng thể hiện bằng việc tăng năng suất lao động, đảm bảo an toàn; ý thức cải tiến trở nên thường trực trong mỗi người, mỗi chương trình hành động. Cả tập thể đồng lòng và đoàn kết, ít dần đi những khó chịu vì phải thay đổi thói quen, sự bừa bãi vốn sẵn không muốn dọn dẹp lại. Mỗi người lao động của PV Gas D đều đã có những góc làm việc chuẩn mực và hiệu quả, để tạo nên cả môi trường làm việc đạt chuẩn 5S.
